Wysłane przez thamryszak w wt., 01/19/2016 - 19:10
Szanowni Państwo,
W świecie powszechnego przepływu informacji kwestią o coraz bardziej doniosłym charakterze staje się ich ochrona. W naszej Gminie przywiązujemy ogromną wagę do zabezpieczenia danych, których ujawnienie mogłoby wywołać niepożądane skutki.
Jedną z kategorii takich informacji są Państwa dane osobowe, które są przetwarzane w Urzędzie Gminy z uwagi na zadania wynikające z obowiązujących przepisów prawa. Pragnę Państwa zapewnić, że zarówno kompetencje profesjonalne pracowników Urzędu, jak i poziom stosowanych zabezpieczeń w zakresie ochrony Państwa danych osobowych są na odpowiednio wysokim poziomie, co jednoznacznie potwierdził przeprowadzony w ostatnich dniach niezależny audyt.
W związku z wejściem w życie z dniem 25 maja 2018 roku Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych[1], wydanego przez Parlament Europejski i Radę Europy, chciałbym Państwu przekazać kilka informacji na temat wykorzystywania Państwa danych osobowych w naszym Urzędzie oraz praw, jakie w związku z tym Państwu przysługują.
- Podstawą funkcjonowania każdego urzędu jest działanie na podstawie oraz zgodnie z przepisami prawa, dlatego wszystkie informacje, które gromadzimy, zbierane są tylko wtedy, kiedy przepis nam na to pozwala.
- W przypadku, gdy dane gromadzimy z własnej inicjatywy, ich wykorzystywanie jest uzależnione od udzielonej przez Państwa zgody, którą w każdym momencie mogą Państwo wycofać.
- Administratorem Państwa danych jest Wójt Gminy Żórawina, który swą siedzibę ma w Urzędzie Gminy przy ulicy Kolejowej 6. W sprawach skarg i wniosków – nie tylko dotyczących zagadnień z zakresu ochrony danych osobowych – przyjmuję w każdą środę w godzinach 10.00-16.00.
- Nadzorem nad procesem wykorzystywania Państwa danych zajmuje się w naszym Urzędzie specjalnie powołany do tego celu Inspektor Ochrony Danych, którym jest pan Mariusz Opaliński. W sprawie pytań oraz wątpliwości mogą się Państwo napisać do niego wiadomość na adres iod@zorawina.pl. Oczywiście jeśli sobie Państwo tego życzą, możliwe jest również składanie wniosków oraz zapytań pocztą tradycyjną, kierując pismo na adres Urzędu Gminy.
- W celu należytego zabezpieczenia Państwa danych zostały zastosowane zabezpieczenia w zakresie ochrony fizycznej oraz bezpieczeństwa teleinformatycznego. Państwa dane są szyfrowane, a dostęp do nich uzyskują tylko upoważnieni pracownicy.
- Przysługuje Państwu prawo do sprawdzenia, jakimi danymi dysponujemy oraz czy dane te są aktualne oraz na pewno dotyczą spraw, którymi w Państwa imieniu i dla Państwa się zajmujemy.
- Jeśli uznają Państwo, że nie powinniśmy przetwarzać Państwa danych, mają Państwo możliwość zażądania, byśmy przestali to robić. Niestety, przepisy prawa nie zawsze nam pozwalają na spełnienie Państwa życzenia, dlatego każdy wniosek w tej sprawie będziemy rozpatrywali indywidualnie.
- Jeśli wyrazili Państwo zgodę na wykorzystanie przez nas Państwa danych, w każdym momencie mogą Państwo ją odwołać albo domagać się ograniczenia zakresu, w jakim Państwa dane są przetwarzane, gdy uznają Państwo, że wykorzystujemy ich nazbyt wiele.
- Jeśli są Państwo niezadowoleni z naszego wykorzystywania Państwa danych, mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.
- Państwa dane nie są przez nas przechowywane w nieskończoność. W każdym przypadku oceniamy indywidualnie, przez jaki czas Państwa dane są nam potrzebne, albo przez jaki okres musimy je przechowywać ze względu na przepisy prawa.
- Państwa dane nigdy nie będą przekazywane poza obszar Unii Europejskiej, ani żadnej organizacji międzynarodowej. Ponieważ prawo ulega nieustannym zmianom, gdyby w przyszłości pojawiła się taka potrzeba, zostaną Państwo o tym przez nas powiadomieni.
- Jeśli Państwa dane są przez nas poddawane procesowi automatycznego przetwarzania, wynika to wyłącznie z obowiązków, jakie nakładają na nas przepisy prawa. Są to jednak sytuacje, które należą do rzadkości i nigdy nie naruszają Państwa praw ani wolności.
Nie wszystkie bazy danych, zawierające informacje na Państwa temat, stanowią naszą własność, a więc nie zawsze to my mamy wpływ na ich zawartość oraz poziom bezpieczeństwa. Przykładowo, baza danych aktów stanu cywilnego stanowi własność Ministerstwa Cyfryzacji, a Kierownik naszego Urzędu Stanu Cywilnego odpowiada jedynie za papierową część dokumentacji, którą zobowiązany jest tworzyć i przechowywać zgodnie z przepisami. Zachęcam do zapoznania się ze szczegółami, które zostały dołączone poniżej. Przepisy z zakresu ochrony danych podlegają właśnie dynamicznej zmianie. Pojawiają się wciąż nowe regulacje prawne, których wdrożeniem zajmujemy się na bieżąco. Wszelkich informacji na temat operacji, które są przez nas wykonywane z wykorzystaniem Państwa danych osobowych, udziela pan Mariusz Opaliński, nasz Inspektor Ochrony Danych.
Z poważaniem
Wójt Gminy Żórawina
Jan Żukowski
[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Klauzule informacyjne dotyczące danych osobowych przetwarzanych przez Urząd Gminy w Żórawinie:
